إيميل طلب إجازة بالإنجليزي

يحتوي إيميل طلب الإجازة الجيد على خمسة عناصر: سطر موضوع واضح فيه Leave Request والتاريخ، ونوع الإجازة، وتاريخ البداية والنهاية بالضبط، ومن سيتولى عملك في غيابك، ثم شكر المدير في النهاية.

أشهر الكلمات: annual leave للإجازة السنوية، وsick leave للإجازة المرضية، وtime off لأي إجازة بشكل عام، وa day off ليوم إجازة واحد. وفي الشركات الأمريكية تُسمّى الإجازة السنوية غالباً vacation أو PTO، وهي اختصار paid time off أي «إجازة مدفوعة الأجر».

أرسل طلبك مبكراً قدر الإمكان، واتبع نظام شركتك؛ فبعض الشركات تطلب أن تقدّم طلب الإجازة في نظام الموارد البشرية الإلكتروني إضافةً إلى الإيميل.

يكتب عمر إلى مديره ليطلب إجازة سنوية مدتها خمسة أيام. لاحظ التواريخ الواضحة، وذكر من سيتولى عمله، وجملة الشكر في النهاية.

إذا كنت تتعامل مع مديرتك كل يوم بأسلوب غير متكلف، فيكفي إيميل قصير شبه رسمي يبدأ بـ Hi وينتهي بـ Thanks. لكن التاريخ واسم من ينوب عنك يبقيان ضروريين.

• I would like to request leave from November 8 to November 12.

  أودّ أن أطلب إجازة من 8 إلى 12 نوفمبر.

• Would it be possible to take two days off next week?

  هل يمكنني أن آخذ إجازة يومين في الأسبوع القادم؟

  💡 صيغة لطيفة جداً للطلب من المدير.

• Would it be possible for me to leave early today?

  هل يمكنني أن أغادر مبكراً اليوم؟

  💡 للاستئذان من الدوام لبضع ساعات، ويمكنك أن تضيف السبب: I have a family matter to take care of.

• I will be back at work on Sunday, November 15.

  سأعود إلى العمل يوم الأحد 15 نوفمبر.

• Faisal has agreed to cover for me while I am away.

  وافق فيصل على أن ينوب عني في أثناء غيابي.

  💡 cover for someone أي «ينوب عن شخص» في عمله.

• I will make sure all my tasks are covered before I leave.

  سأتأكد من أن جميع مهامي لها من يتابعها قبل أن أبدأ إجازتي.

• I will have limited access to email during my leave.

  سيكون وصولي إلى البريد محدوداً في أثناء إجازتي.

• Thank you for considering my request.

  شكراً لك على النظر في طلبي.

1. 1

   Who will cover your work while you are away?

   مَن سيتولى عملك في أثناء غيابك؟

   إجابة نموذجية

   Faisal has agreed to handle my daily tasks, and I will brief him before I leave.

   وافق فيصل على متابعة مهامي اليومية، وسأُطلعه على كل التفاصيل قبل أن أبدأ إجازتي.

   استمع

   brief someone أي «يُطلع شخصاً على التفاصيل» قبل أن يبدأ مهمة.

2. 2

   Can you move your leave to next month? We will be very busy that week.

   هل يمكنك تأجيل إجازتك إلى الشهر القادم؟ سيكون لدينا ضغط عمل كبير في ذلك الأسبوع.

   إجابة نموذجية

   I understand. Let me check with my family, and I will get back to you tomorrow.

   أتفهّم ذلك. دعني أتحدث مع عائلتي، وسأرد عليك غداً.

   استمع

   إن لم تكن متأكداً فلا ترفض ولا توافق فوراً؛ فعبارة I will get back to you تعطيك وقتاً للتفكير بأسلوب مهذب.

3. 3

   Will you be available if we need you?

   هل ستكون متاحاً إذا احتجنا إليك؟

   إجابة نموذجية

   Yes, you can call me for anything urgent, but I will not be checking my email every day.

   نعم، يمكنك الاتصال بي في أي أمر عاجل، لكنني لن أتفقد بريدي كل يوم.

   استمع
4. 4

   Have you submitted the request in the HR system?

   هل قدّمت الطلب في نظام الموارد البشرية؟

   إجابة نموذجية

   Not yet. I will submit it today, right after I get your approval.

   ليس بعد. سأقدّمه اليوم بعد موافقتك مباشرة.

   استمع

قبل أن تبدأ إجازتك فعّل الرد الآلي في بريدك (Automatic Replies أو Out of Office)، فيعرف كل من يراسلك أنك في إجازة، ومتى تعود، ومن يتواصل معه في غيابك.