كيفية كتابة إيميل رسمي بالإنجليزي

يتكوّن الإيميل الرسمي من ستة أجزاء: سطر الموضوع (Subject)، ثم التحية (Greeting)، ثم جملة افتتاحية تذكر فيها سبب الرسالة، ثم صلب الرسالة وفيه التفاصيل أو الطلب، ثم جملة ختامية مهذبة، وأخيراً عبارة الختام واسمك (Closing وSignature).

اجعل كل فكرة في فقرة قصيرة من جملة إلى ثلاث جمل، واترك سطراً فارغاً بين الفقرات. القارئ في العمل مشغول، والإيميل القصير الواضح يُقرأ ويُرَدّ عليه أسرع من الإيميل الطويل.

ضع طلبك في أول الرسالة: إذا كنت تريد شيئاً فاذكره في الفقرة الأولى أو الثانية، ولا تؤخره إلى آخر سطر.

سطر الموضوع هو أول ما يراه القارئ، فاجعله قصيراً ومحدداً يخبره بمحتوى الرسالة قبل أن يفتحها. لا تتركه فارغاً أبداً، ولا تكتب كلمة عامة وحدها مثل Hello أو Request. ومن المعتاد أن تبدأ كلماته الرئيسية بحرف كبير.

• Leave Request: November 8–12

  طلب إجازة: من 8 إلى 12 نوفمبر

  💡 اذكر نوع الطلب والتاريخ، فيفهم المدير الموضوع من غير أن يفتح الرسالة.

• Application for Sales Coordinator Position

  طلب التقديم على وظيفة منسق مبيعات

• Question About Invoice #4521

  استفسار عن الفاتورة رقم 4521

• Meeting Request: Marketing Plan Review

  طلب اجتماع: مراجعة خطة التسويق

• Monthly Sales Report for October

  تقرير المبيعات الشهري لشهر أكتوبر

التحية الرسمية الأشهر هي Dear ثم اللقب واسم العائلة، وبعدها فاصلة. وكلمة Dear هنا لا تعني «عزيزي» بمعناها الودّي، بل هي تحية رسمية تقابل قولنا «الأستاذ فلان المحترم».

• Dear Mr. Al-Harbi,

  الأستاذ الحربي المحترم،

  💡 نضع Mr. للرجل قبل اسم العائلة لا قبل الاسم الأول.

• Dear Ms. Al-Ghamdi,

  الأستاذة الغامدي المحترمة،

  💡 استخدم Ms. للمرأة في العمل، فهي لا تكشف ما إذا كانت متزوجة أم لا، بخلاف Mrs. وMiss.

• Dear Dr. Al-Shehri,

  الدكتور الشهري المحترم،

• Dear Khalid,

  عزيزي خالد،

  💡 مع شخص تعرفه وتعمل معه، يكفي Dear مع الاسم الأول وحده من غير لقب.

• Dear Hiring Manager,

  مدير التوظيف المحترم،

  💡 إذا لم تعرف الاسم فاذكر المنصب أو القسم، مثل Dear HR Team,.

• Dear Sir or Madam,

  السادة المحترمون،

  💡 رسمية جداً، وتُستخدم عندما لا تعرف الاسم ولا المنصب، وهي اليوم أقل استخداماً من ذكر المنصب.

• Hi Sara,

  مرحباً سارة،

  💡 تحية ودّية تناسب الزملاء والرسائل اليومية، لا الرسالة الأولى لجهة رسمية.

بعد التحية اكتب جملة لطيفة إن أردت، ثم اذكر سبب رسالتك مباشرة. واستخدم صيغ الطلب المهذبة مثل Could you please وI would like to، فهي أنسب في العمل من I want أو الأمر المباشر.

• I hope you are doing well.

  أرجو أن تكون بخير.

  💡 جملة لطيفة بعد التحية. وعبارة I hope this email finds you well. شائعة أيضاً، لكنها صارت مستهلكة.

• I am writing to ask about the training course.

  أكتب إليك لأستفسر عن الدورة التدريبية.

  💡 أشهر بداية للإيميل الرسمي: I am writing to ثم الفعل في صورته الأصلية.

• I am writing regarding the meeting on Sunday.

  أكتب إليك بخصوص اجتماع يوم الأحد.

  💡 regarding بمعنى «بخصوص»، ومثلها about.

• Could you please send me the schedule?

  هل يمكنك من فضلك أن ترسل لي الجدول؟

  💡 Could you please أكثر تهذيباً من Send me.

• I would like to request a copy of my contract.

  أودّ أن أطلب نسخة من عقدي.

  💡 I would like to أي «أودّ أن»، وهي ألطف من I want to.

• I have attached the report for your review.

  أرفقتُ التقرير لتطّلع عليه.

  💡 عبارة Please find attached صحيحة أيضاً لكنها أكثر رسمية، وI have attached أبسط وأقرب إلى الأسلوب الحديث.

اختم رسالتك بجملة مهذبة، ثم عبارة الختام وبعدها فاصلة، ثم اسمك في السطر التالي. ويمكنك أن تضيف تحت اسمك منصبك ورقم هاتفك.

• Please let me know if you have any questions.

  أخبرني من فضلك إن كانت لديك أي أسئلة.

• I look forward to hearing from you.

  أتطلّع إلى ردّك.

  💡 بعد look forward to يأتي الفعل بـ ing: hearing.

• Thank you for your time.

  شكراً لك على وقتك.

• Best regards,

  مع أطيب التحيات،

  💡 من أكثر عبارات الختام استخداماً في العمل، وتناسب أغلب الرسائل.

• Kind regards,

  مع خالص التحيات،

• Sincerely,

  مع خالص التقدير،

  💡 الأكثر رسمية، وتناسب طلبات التوظيف والرسائل الرسمية جداً.

في هذا المثال يطلب أحمد من قسم الموارد البشرية شهادة تعريف بالراتب. لاحظ كيف يظهر كل جزء من أجزاء الإيميل في مكانه.